办会的“问、闻、稳”

问计于师

论语》有言:“三人行,必有我师焉。”作为会务工作者,要谦逊低调、勤问善问。会议活动特别是重大会议活动涉及事项纷繁复杂,尽管组织者在会前已协调部署,但在会议筹办过程中仍有可能出现纰漏,这时办会者就要多请教、多请示、多汇报,特别是对一些似懂非懂、似是而非的问题,要打破砂锅问到底,切忌不闻不问,甚至擅作主张。

一次,在发会议通知的过程中,有关同志事先没有详细研究会议方案,也没有及时向领导和同事“取经”,特别是对负责同志和分管领导两者的区别没有完全理解,对参会单位数量也缺乏精细掌控。结果通知发出后,该来的单位没有来,不该到的领导却到了不少,会议现场出现混乱,最后只得通过增加席卡和座位的方式来补救。

闻机而动

《周易》有言:“几者动之微,吉之先见者也。君子见几而作,不俟终日。”就是说,看到事物发展变化的苗头应立即采取行动,不要等错误成形再作处置。会务工作者也应“见几而作”,培养危机意识,懂得闻机而动、当机立断,将各种问题消灭在萌芽状态。

一次大型会议,笔者在检查会场布置时,发现主席台话筒存在漏电情况,顺藤摸瓜揪出了会场内存在的部分线路老化问题,于是及时拆换线路,确保了会议的顺利进行。细节决定成败,办会成功与否就是100分和99分之间的差距。如何消除这一分的差距,注重危机意识的培养恐怕是会务工作者应养成的一个好习惯。

稳如泰山

清人翁同龢有副对联叫“每临大事有静气,不信今时无古贤”,说的是每当遇到重大事件时,要举止从容,沉着淡定。这也是一名优秀的会务工作者应当具备的特质。会场情况瞬息万变,越是遇到突发情况,会务工作者越要稳如泰山,有“泰山崩于前而色不变,麋鹿兴于左而目不瞬”的静气,及时形成解决问题的方案。

笔者印象最为深刻的一次会议,当时离开会还有五分钟,突然被告知一位领导不能前来,为避免主席台开“天窗”,影响整场会议效果,简单思考后,我当即决定调整主席台领导座次和位置,虽然会议因此推迟了几分钟,但对整场会议的成功起到了至关重要的作用。有人曾将办会比喻成打仗,筹办会议的同志就是指挥官,往往在关键时候越能沉得住气的一方越有可能赢得整场战役的胜利。

对会务工作者而言,能稳如泰山、动若脱兔应对各种情况与问题绝非一朝一夕之功,没有一场场会议的磨炼、一个个好习惯的养成,办会者的能力是强不起来的,“金刚钻”也是练不成的。

本文信息来源为 微信公众“秘书工作”

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上一篇 2017-11-28 00:28:22
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