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把会开短,会务服务怎么做?


把会开短是真功夫,是会务组织者和全体与会人员工作作风、业务能力的体现。从会务组织服务角度来看,如何控制好会议时间,把会议开得有秩序、有氛围、有效率,是需要我们认真研究总结的。会议种类多种多样,会议规模有大有小,对控制时间的要求各有不同,只有精益求精地搞好会务服务,才能确保会议优质高效。

优化会议方案控时间

会议方案是组织筹备会议的总遵循,是从源头把控会议时间的重要依据。

一是精心设计会议方案根据议题的重要性和议题之间的连贯性,科学合理确定会议议程,分配议题时间、明确时间节点,保障会议运转高效顺畅。

二是协助领导选定议题。要根据会议性质和议题轻重缓急,向领导建议较为合适的议题数量,防止因议题数量过多而导致固定时间内讨论不充分或会议时间被延长。比如,征求意见座谈会一般应一会一题,研究具体事项的会议一般应控制在五项议题内。要与议题承办部门充分沟通,共同做好上会议题有关准备工作,对酝酿不成熟、准备不充分的议题,及时建议领导推迟上会。

三是制定重点环节分项方案。会议的重点、复杂环节要准备细致,详细制定运行流程。比如会中转换议题、颁奖等,涉及人员转场、会场布置等,从人员排序站位、移动路线,到服务人员进场时机、会场布置方式、所需时间等各环节要事先明确,做到变而有序、快而不乱。

作好会前准备保时间

会务工作人员要不怕“多此一举”,多想一想、多看一看、多练一练。

一是做好会议演练。会前演练有利于会务工作者发现问题、查堵漏洞、熟悉流程,是确保会议流畅运转的有效措施。比如有选举事项的大会,就需要会前召集选举会议主持人和所有涉及选举任务的工作人员举行演练,特别是对选票收发、投票、计票等关键环节,应反复演练、调整完善,确定最合理、最高效的运行方案,保障选举顺利进行。

二是做好材料把关。要根据方案严控汇报、发言的材料篇幅,会前严格把关,并要求发言时开门见山、直奔主题;对需在会上审议的文件材料,会前要充分征求有关领导、部门意见,认真修改完善,确保上会材料质量。

三是做好会场布置。要制作会场座位图,合理安排汇报人座席,使其尽可能靠近汇报席。提前检查汇报席设置、名签顺序是否正确,会议材料是否齐全完整,主持词、领导讲话稿是否预留等,并确认音响、视频、话筒等是否正常,防止“小事上翻船”,影响会议进程,拖延会议时间。

四是明确会务责任。要细化会议筹备任务分工,明确任务和责任人,确保每项工作有人负责,特殊情况有人处理。大型会议更是要与保密、交通、供电等有关部门沟通协调,确保万无一失。

注重会议引导省时间

及时准确的提醒引导,对于议题紧凑衔接、节省会议时间十分关键。

一是做好会前提醒。会前十分钟要提醒尚未到会场的参会人员,尤其是有关领导和议题汇报、发言人;组织参会人员进场就座,维持良好的会场秩序,确保会议准时召开。

二是告知会议进程。要准确告知候会人员议题转换、入场准备、注意事项等重要信息,提醒其及时做好参会准备工作,必要时引领下一议题汇报人提前进场候会。

三是创新引导手段。要发挥信息化优势,强化入场组织、议题衔接等工作的精细化管理。比如,党委常委会会议一般议题多、列席人员多,易出现入场时间长、进出秩序乱等衔接不顺畅的情况,可使用候会电子显示系统,会务人员按会议议程操作电脑,在候会室、走廊等处显示、播报“××议题即将开始”“××议题正在进行”“××单位作好准备”等提示信息,提高效率。

本文转载自《秘书工作》,本文观点不代表基层网立场。

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