会议通知（邀请函）来文拟办意见起草示例和注意事项

会议通知（邀请函），常见于上级机关、召集部门、邀请单位等来文，对于行文主送单位内部办理环节流程而言，一是涉及呈送单位负责人前，提出分办意见的办公室或者综合处（科、股）室收文员，二是单位负责人圈阅同意后具体承接参会材料准备或陪同参会的处（科、股）室收文员。

对于前者，收文员应通读来文，对收文时间、参会时间、地点、人员职务、主要内容、回执报送、是否准备发言材料、联系人等在办理意见内醒目位置明示，举例如下：

兹于xx月xx日xx时xx分，通过xx（电子公文传输系统、邮政快递等）收件《xxx关于召开xxxxxx会议的通知》(文件标题)，来文述：xx单位定于xx月xx日xx时xx分于xx地xx会议室召开xx会议，要求xxx单位负责人参会并发言，xx月xx日前反馈名单。建议：请xxx参会，并请xxx处（科、股）室准备参会材料并按时反馈名单。敬请xxx同志（单位分管负责人）、xxx同志（单位主要负责人）阅示。

对于后者，收文员应在通读来文和办公室等综合处（科、股）室分办意见的基础上，对涉及本处（科、股）室的事项提出具体办理意见并立即送本处（科、股）室主要负责人阅示，举例如下：

兹于xx月xx日xx时xx分，收到办公室转来《xxx关于召开xxxxxx会议的通知》，拟办意见详见文单，xxx（单位主要负责人、分管负责人）圈阅批示：......。我处（科、股）室负责准备参会材料并按时反馈名单。建议：请xxx同志准备发言材料和参会回执并按时反馈，请xxx同志（承办处、科、股室主要负责人）阅示。

在此过程中，有几个细节之处需要提醒：一是有的会议要求是单位主要负责人参会，因此必须向单位主要负责人报告；二是有的会议对着装有要求，如着便装还是正装，也须在拟办意见上提示；三是有的会议对车辆入场有提前报备车牌号的要求，也须在拟办意见内提示；四是有的会议允许参会单位负责人有陪同人员，在报送回执时要写清姓名、职务和联系方式。