如何才能提高效率，避免在会海里淹死
开没有议题的会是浪费生命
开会怎么可能没有议题？虽然很多时候会议过多过滥，但哪有人闲得没事开会玩儿？确实，很少有人开会时会直截了当地说，我们今天啥也不研究，就在一起坐坐，聊聊天。但很多时候，虽然会议看似有一个议题，这个议题实际上却含糊、跑题、无价值甚至无权限，造成会议“不开白不开、开了也白开”，跟没有议题差不多，不信，你看看下面这几个会。
含糊的会
这是会议议题中最普遍的问题，会的议题啰啰唆唆、含含糊糊、大而化之，材料一大堆，却不知道要讨论什么，也不知道难点和问题在哪，更不知道要决策什么。比如，开会研究某学院办学经费问题，这经费是多了还是少了？是要增加还是减少？学院面临了什么新情况？经费要用到哪去、又从哪里来？有没有依据？这都得事先明确，否则开会半天了，只知道是个经费问题，却不知到底是什么问题，不成了打哑谜了。
跑题的会
明明是研究2016年各单位财务预算编制情况的专题会，却非要生生挤进来一个关于变更职工报销手续的议题，虽然都跟财务有关，但主要内容、争议焦点、依据和参与决策主体都千差万别，加入这样的议题，会议非跑偏不可。
无价值的会
开会不是过家家，一开就要通知拉拉杂杂一大堆人，占用大批人大量的时间，成本可不低。要研究的，应该都是有重要价值的议题。比如学校开领导班子会议，讨论的都是事关改革发展、教学、科研、党的建设、国际合作等大局方面的问题，如果说把是否继续与现在的教学楼保洁公司签约的问题拿到领导班子会上来讨论，这就是无价值的会，保洁问题后勤一班人议一议就好了嘛。
不合权限的会
对于行政决策类的会议而言，凡是提交会议讨论的问题，必须是在会议的职权范围以内的，是会议有权做出决定的事情，不能研究和决定本会议职权范围以外的问题。足协开会非要研究北京交通的治理和缓解问题，可不就贻笑大方了。明确、合理、清晰的会议议题是开会的前提，是会议所要协商讨论和决定处理的具体问题。会前务必要明确会议的议题，并及时将议题通知到参会人员，以便保障与会者获得知情权，也便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。合理而有序的议题是提高会议效率的基础工作，有利于会议目标的实现。
想按时吃饭就提前排好议程
有些会从早上8点开到中午1点，大家都已经饥肠辘辘，却都跟着了魔一样仍然争论不休，你说这是充分发扬民主的表现，笔者却要说这是会议议程失序的混战。
大型会议大家往往注意提前拟定议程，会议要进行哪几项，每项多长时间，谁先说谁后讲，通过什么方式达成决定等等往往提前就拟定好，有时甚至反复推敲。
但一到专题会、碰头会这样的小会，大家就容易放松了心情，泛泛而谈，海阔天空起来，甚至互相关心起感情问题来。其实，想要提高效率，什么会都要有议程，这样会议才能适度、有序。
事项不能多
一次会议涉及事项的数量必须有一定的限度，不能为会议罗列过多议题。按照习惯，一般要求“一事一会”，或者至少是“一类事一会”。要使参加会议的人员把精力集中到会议中心议题上，防止会议议题过多，造成久议不决，难求其效。
时间别太长
在做议程的时候，每项议题最好能分配一个时间限度，比如20分钟，并在议程里明白地标示出来。会议中，如果某个议题超时过多，会议主持者还要及时提醒。这样既确保大家不会超过规定的时间，又可以留出足够的时间，以保证所有被列入的重要议项都能得到充分的讨论，完成预定目标，得到正确的决策，按时吃饭。
人员别太杂
“陪会”是很多办公室同志最深恶痛绝又常常碰到的。明明需要我参与的议题在第五个，却非通知我8点一开始开会就得到会，结果在会场坐了两个小时才轮到跟我相关的议题。参会人员杂乱导致的“陪会”本质上就是议程安排不妥当的问题。
所以，尽量不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题；如果确有需要，那也把议程做得精细些，议题的衔接紧凑些，明确哪个阶段需要哪些人员参会，哪些人员可以在哪个时间到会，都提前做好规划，这样既有利于避免“陪会”现象，也有利于减少会场内的参与人员，确保相关部门的共同协商和议题内容的保密。
为每个上会事项准备一个Memo（备忘录）
为了让与会者更全面地了解需要上会讨论的事项，讨论时有的放矢，办公室同志们都会提前准备会议材料。一般来讲，大家都会把大部分精力放在搜集准备材料的“全”上面，恨不得把事项相关的各种请示、报告、背景材料、专家意见、解决方案都一网打尽，装订在一起。
准备详尽的材料当然没错，这有利于参会者提前研究材料并做好参会准备，同时在会上如果就某一问题产生疑问或争论，也可以及时翻查相关资料。
但材料过多又会导致文字冗长、内容繁杂、主次不分，厚厚一本翻来翻去，使人抓不住要领。而且领导都是公务繁忙、行色匆匆，常常没有时间仔细看材料，甚至有时只能夹了材料就上会场。
这就要求我们在准备详尽的议题背景材料的同时，抽出时间和精力制作一个Memo，即“备忘录”，以便与会人员快速掌握事项的基本情况，了解需要讨论和研究的“争论点”“发力点”在哪里。Memo篇幅千万不能长，最多一页纸，一般应当有以下内容。
事项来源
事项名称、事项呈报部门。是上级领导提出的，还是下级部门请示的；是群众反映的，还是办公室收集的。
争议焦点
相关部门的不同意见是什么，分歧各方的观点及各自依据是什么。
请示事项
需要会议拍板解决的问题有几个，到底是哪些。
决策建议
相关部门经调查研究提出的工作建议，即主管的职能部门觉得怎样办才好，以及之前的会签意见及相关领导的批示意见。