会议服务预防工作失误的六个注意事项
会议服务千头万绪,形象地说,就是把许多条交错的“线”编织成一张有序的“网”的过程,无论哪个线头没有捋顺,都可能出现大的漏洞。笔者结合工作实际,总结了会议服务中不能出现的六种念头。这六种念头一旦冒出来,要毫不犹豫地把它们“摁”住,防止被它们“带进坑里”,造成工作失误。
“以往就是这样的”
会议服务通常有惯例可循,但不能迷信惯例、照搬照抄,因为工作形势、任务和要求在不断发展变化,只有及时跟进中央最新精神,结合本地新情况新要求,以会议效果为导向,因时因地因事优化会议议程、创新会议形式、调整参会范围等,才能更好实现会议意图,避免陷入经验主义的窠臼。
“部门这么说的”
会议服务中经常要与部门沟通信息,在与一些部门交流的过程中,可能会存在经办人不掌握全面情况或“想当然”的现象。会务工作人员要炼就一双“火眼金睛”,对重要事项和关键信息反复核实、多方印证,最好找到相关文件作支撑,防止信息有误导致工作跑偏。
“这是个小会”
看起来规模较小的会议,也有可能让经验丰富的办会者“摔跟头”,究其原因往往是不够重视、松懈大意。
“差不多就行”
会议服务水平体现在每一处细节上,会场主席台的设置、话筒的数量、桌椅的间距、材料的摆放等,要综合考虑会议议程、会场环境、新闻效果、疫情防控要求等多重因素,只有认真对待、反复权衡,才能达到最佳效果,不能当个“差不多先生”,这样也行,那样也行,导致最终服务效果不行。
“到会场再说”
会务工作环环相扣,牵一发而动全身。有时看似一个小变化,带来的是连锁反应,作出调整的时间往往超出预期,要是抱着时间还早等到了会场再说的念头,“来得及”可能就会变成“来不及”。
“不会这么巧吧”
一次,会议时间临时调整,电话提醒参会人员“9点按时参会”,一位同志听成了“9点20参会”,多亏他又回电话确认,才发现了这个“巧合”。当时我们也担心电话通知可能导致信息失真,又想着也许是多虑,没有再发短信确认,差点造成差错。这也提醒我们,“巧合”总是在不经意间发生,必须时时处处留意。
(作者单位:陕西省委办公厅常委办公室)