党代会会务工作经验

党代会是各级党组织政治生活中的一件大事，对党委办公厅（室）而言，是规格最高、办会要求最严、协调面最广的会议。6月中旬，中国共产党新疆生产建设兵团第八次代表大会圆满闭幕，作为负责本次大会会务工作的业务部门，兵团党委办公厅总值班室（会议处）提前半年开始筹备会务，认真筹划每一场会议的召开，稳妥衔接每一次活动的安排。回顾总结这一过程，要办好会，有“三套车”不可或缺。

一套完善的操作手册

表面上看，党代会主要是开幕式、闭幕式两个大会，但实际上是由几十个会议组成的“会议集群”。从上一届的全会开始到本次党代会开幕式，从若干次代表团分组会到主席团会议、主席团常务委员会会议，再到闭幕式和新一届党委第一次全会，中间涉及两个大会和几十个小会，可谓“一环套一环”，程序上不能有丝毫差错，组织上必须严丝合缝。因此，党代会的组织，必须有一套完善的操作手册。

手册内容。手册内容主要由两部分组成，一个是组织部门的程序手册，要把关于选举的程序和要求，具体到每一次会议的组织以及座次的排法，都完整清晰地描述出来。另一个是整个大会的会务手册。从上一届的最后一次全会开始，到本届的第一次全会，每一次会议的时间地点、会场布置、参加人员、议程、主持词、新闻报道等都要考虑在内，每次会议都要有方案，形成全要素、全流程的操作手册。

手册要具体到每一次会议方案，具体到每一个任务分工。比如，具体到会场不同位置的标语，内容由哪个部门起草，哪个部门审批，谁来制作，谁来悬挂。

手册制作责任单位。一般而言，确定党代会核心内容的是组织部门，编写会议操作手册的则是会务部门。双方需要深入交流、共同探讨，保证手册既符合组织程序又便于操作。

手册制作注意事项。在操作手册基本成型后，还要把会务工作涉及的各部门都组织起来进行桌面推演，从而完善手册。

一般采用的方式是召开协调会，先从大的分组开起，保证彼此任务清楚、职责清楚、沟通渠道畅通。然后是各组开协调会推演，把任务具体到人，必要时到实际场地去演练，查验手册编写是否合理，及时发现问题、改进方案。

组与组之间的推演，重在明晰职责界限；组内推演重在操作层面。这些协调会的目的都是找出问题，完善流程。负责编写手册的同志需要高度重视这个过程，随时吸取大家意见建议，不断作出调整，形成一套完善的、得到各方认可的操作手册。

一套完整的保障体系

主会场和住地。选择主会场主要考虑容量能保证开幕式和闭幕式。选择住地则一要考虑代表和服务保障人员的数量，既要避免浪费经费，也要避免保障不足；二要考虑各住地到主会场是否交通便利、利于组织；三要选择一两个备用住地，一旦出现疫情等紧急情况可迅速组织人员转移。

交通。主要是各代表团往返住地与主会场，以及其他集体活动的交通保障。代表团的集体交通，代表团工作人员要提前通知到位，组织人员按时上车并安排好交通引导。会议结束时，按照原来安排，组织人员有序返回。大会召开期间，集体活动的次数是可以预测的。要提前组织好车辆，保证必要的后备车。

文件。大会报告等材料，可以提前印制并按照相关保密要求进行管理，用后及时回收。但有的文件没法提前印制，需要等特定时间节点，才能安排印制。因此，要尽量把可以提前的准备工作做好，等条件具备后立即开始印制，按时送到并分发。

桌签、证件和座次图。组织成百上千人的大会，桌签、证件和座次图是牵一发而动全身的要件。桌签、证件可以提前制作好，座次图可以提前画好，主席团成员的桌签、证件也可准备两套。

但是，有两个变量是难以控制的。一是大会请假情况。如果一个人无法出席会议，特别是主席台上有一个人无法出席会议，整个座次图都要调整。这就需要每天两次统计代表情况，尤其是在选举、开闭幕式等关键节点，准确掌握情况，及时作出调整。

二是第一次全会上的人员名单，即委员和候补委员名单。闭幕会后，经过选举程序产生的委员和候补委员名单才能出来，这些人的桌签、证件和座次图才能开始制作。如果闭幕会和第一次全会之间间隔时间太短，压力就比较大。会务部门需要做好一切准备，用多台机器保障，等名单一出来，迅速制作桌签、证件和座次图，还要通知委员和候补委员相关会议信息。另外，针对证件丢失等突发情况和问题也要有预案。

一套完备的调度机制

统一的指挥机制。在党代会召开期间，来自不同地域的代表团相互不熟悉，保障大会的各工作组相互也不熟悉。必须建立一套严密统一的指挥体系，让各系统都能按照统一的指令迅速行动，顺畅衔接完成各项任务。

会务组统筹整个大会，组织、安保、住地等组应及时把需求和变动情况报告会务组，由会务组居中协调解决问题。会务组要把相关组里的联络人员，包括各代表团的联络人员组织在一起，按照大会操作手册，讲明各自职责，明确沟通渠道。

灵敏的反应机制。指挥体系重在自上而下，反应机制重在自下而上。要建立发现情况迅速反映到会务组的渠道。代表遇到问题，往往会找附近的工作人员，由工作人员反映给所在的组。如果这个组不能解决问题，再通过横向纵向渠道反映，可能会贻误工作。

因此，要建立好值班机制，指定专人24小时接听电话，对值班人员进行常见问题的培训，并赋予其一定的人力和物资调度权，以便有效应对、及时解决问题。

高效的会商机制。大会在筹备和召开中出现的一些问题，有的可以通过反应机制很快解决，有的则需要通过会商协调解决。这就需要一套管用的会商机制。具体说，就是由负责大会的秘书长把各组负责人召集在一起，了解每天的情况，掌握需要解决的问题，在听取各方意见建议的基础上由有关领导现场办公予以解决。同时，各个组也应建立相应的会商机制。

〔作者系新疆生产建设兵团党委办公厅总值班室（会议处）主任〕